Чек-лист для бухгалтера: как за несколько шагов перевести документооборот на удаленку |
Бухгалтеров все активнее знакомят с цифровизацией и возможностью многие рабочие вопросы оперативно решать онлайн – переходить на использование электронных документов (ЭД). Однако, когда дело доходит до нюансов, специалисты начинают сомневаться в юридической силе документов с электронной цифровой подписью (ЭЦП), опасаются прохождения налоговых проверок с ЭД и попросту не понимают, необходимо ли дублировать электронные документы в бумажном виде.
В этой статье мы расскажем как в несколько простых шагов внедрить систему обмена электронными документами с ЭЦП и какие юридические тонкости могут возникнуть.
Шаг 1. Упрощаем работу команды
Первое, что стоит сделать, если вы решили перейти на ЭД – определить частоту и типы документов, которыми ваша компания обменивается с контрагентами. Это поможет понять, какие типы документов используются в работе.
Совет: не переводите в ЭД сразу все существующие документы. Начните, например, с актов выполненных работ. Переходить к следующему типу стоит лишь после анализа ситуации и учета возникших ошибок, если таковые будут.
Составьте маршрут движения документов внутри компании. Обычно он выглядит так: создание → согласование → подписание. И попробуйте оптимизировать работу сотрудников: определите, кто и какие документы отправляет на подпись, кто подписывает, а кто после подписания направляет документы контрагенту. Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе значительно упростит переход на ЭД.
Когда с маршрутом разобрались – упростите работу команды по согласованию документов и перейдите, например, на визирование по электронной почте.
Совет: в самом начале проекта покажите пользу ЭД для сотрудников и компании, назначьте ответственного за проект, который будет полностью отвечать за процесс. Его увлеченность и работа на результат будет мотивировать всю команду. Без такого сотрудника переход будет пущен на самотек и со временем о нем забудут.
Параллельно, уделите время доработке типовых договоров и инструкции о документообороте. Советуем внести в договор типовое положение о возможности обмена документами в электронном виде. В инструкцию – пункт о том, что первичные документы могут быть составлены в электронном виде и подписываться ЭЦП. Не забудьте описать порядок работы с такими документами.
Шаг 2. Выбираем сервис
Когда внутренние процессы настроены – пришло время выбирать сервис. С внедрением ЭД в цепочке от компании к клиенту появляется третье лицо. Это оператор, который гарантирует проверку ЭЦП на актуальность, подписание документов, их доставку и хранение, уведомление контрагентов о поступивших на подпись документах. Посмотрите, какие решения предлагают операторы, изучите отзывы, протестируйте их на удобство и наличие техподдержки, ведь через выбранного оператора пойдет процесс отправки-получения документов.
Совет: обсудите с оператором ЭД особенности обмена в вашей компании. Это поможет вам разобраться в нюансах, а оператору – предложить наиболее удобный для вас вариант сотрудничества.
В несколько кликов решить вопрос с подписанием документов с ЭЦП можно с помощью сервиса бесплатного обмена документами podpis.by. Он не требует дополнительного программного обеспечения и открыт для всех заинтересованных организаций. Удобно, что документы подписываются на том же компьютере, где стоит программное обеспечение для ЭЦП от РУП “Национальный центр электронных услуг”.
Пример регистрации на podpis.by:
● вставить ключ ЭЦП в USB вашего компьютера;
● выбрать раздел «Регистрация»;
● выбрать нужный сертификат ЭЦП;
● ввести пароль от ключа ЭЦП;
● указать почту, на которую будут приходить уведомления от сервиса;
● по ссылке из письма, отправленного с сервиса, задать пароль для входа в сервис.
В ЭД оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Электронные документы полностью идентичны по своим юридическим свойствам бумажным и не требуют дублирования на бумаге.
Сервис podpis.by бесплатный и доступен круглосуточно. Для удобства бухгалтера все документы сохраняются в архиве на платформе, а обмен ими происходит мгновенно за несколько шагов. Пользуясь сервисом, можно не сомневаться в правомерности своих действий, так как документы, подписанные ЭЦП, являются юридически значимыми.
Шаг 3. Приглашаем контрагентов
Электронный обмен документами – процесс как минимум двусторонний. Поэтому, зарегистрировавшись в сервисе, важно сообщить об этом своим контрагентам. Крупный бизнес, как правило, работает с ЭД. Средний и мелкий зачастую не знаком с сервисами обмена документами с ЭЦП.
Совет: определите приоритетных контрагентов, с которыми будете работать на первом этапе. Начините с 5 – 10 проверенных партнеров.
Операторы по-разному подключают контрагентов. Работая с podpis.by, приглашение партнеру можно оформить прямо в сервисе или отправить самостоятельно на электронную почту.
Совет: если ваша компания активно внедряет ЭД и переводит контрагентов на электронные документы, то не начинайте отношения с новыми партнерами по старинке – с обмена бумагой. Договор с новым контрагентом должен сразу создаваться в электронном виде.
После регистрации контрагента можно начинать обмен документами.
Как работает podpis.by:
● загрузить электронный документ;
● указать УНП контрагента;
● подписать и отправить контрагенту;
● получить уведомление о возврате документа.
Таким образом обмен документами в цепочке бухгалтер-клиент происходит мгновенно, минуя отправку заказным письмом. В итоге выставление актов занимает около минуты.
*Статья опубликована целиком.
ООО "ЮрСпектр", УНП 101528828
<...>