Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности |
Общие положения
В соответствии с п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее — Инструкция № 133), к запасам относятся в том числе:
· сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, горюче-смазочные материалы, запасные части, тара (именуемые материалами);
· отдельные предметы в составе средств в обороте:
· инвентарь;
· хозяйственные принадлежности;
· инструменты;
· оснастка и приспособления;
· сменное оборудование;
· специальная (защитная), форменная и фирменная одежда и обувь;
· временные (нетитульные) сооружения и приспособления.
Учет поступления материалов организуется на одноименном сч. 10 «Материалы».
Для каждого вида материалов предусматривается отдельный субсчет. Для учета бланков строгой отчетности отдельный субсчет не предусматривается, однако при учете бланков строгой отчетности имеются некоторые особенности учета их поступления, и особенно списания. И они отличаются от порядка списания материалов и отдельных предметов в составе средств в обороте. Эти особенности, о которых будет сказано несколько позже, вызывают необходимость ведения учета бланков строгой отчетности на отдельном субсчете.
Это позволяет сделать Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее — Инструкция № 50). Так, п. 16 Инструкции № 50 предусматривает, что на отдельном субсчете к сч. 10 «Материалы» могут учитываться почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие аналогичные документы.
Синтетический и аналитический учет бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты)
В соответствии с п. 3.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» к бланкам и документам относится полиграфическая продукция, изготовленная с элементами (средствами) защиты от подделки, соответствующая требованиям, определяемым Министерством финансов по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции, и (или) нумерацией (идентификационным номером), нанесенной при ее изготовлении, которая изготавливается, распространяется, используется и уничтожается в установленном законодательством порядке.
Бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты (далее — бланки и документы) подлежат:
· обязательной регистрации в Государственном реестре бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты;
· учету при их изготовлении и использовании.
Учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196).
К бланкам строгой отчетности могут быть отнесены не только бланки документов, включенных в Государственный реестр, но и бланки, признаваемые таковыми самой организацией. Поэтому перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.
Поступление и приемка. Бланки строгой отчетности, поступившие в организацию, должны быть оприходованы материально ответственным лицом.
При наличии расхождений фактического наличия книжек с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1 к Инструкции № 196). В этом акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с обязательным указанием серий и номеров самих бланков. Акт должен быть составлен в двух экземплярах, из которых первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, а второй остается у организации (индивидуального предпринимателя).
Поступление бланков строгой отчетности отражается материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196). Книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).
Не исключается ведение приходно-расходной книги на машинных носителях информации. В таком случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.
Согласно п. 12 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам, Министерства финансов и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее — Инструкция № 33/77/17), реализация бланков оформляется товарно-транспортной накладной или товарной накладной.
Следовательно, основанием для внесения данных в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196) является товарно-транспортная накладная или товарная накладная.
Выдача, контроль за использованием. Учет движения (приход, расход) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».
Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям под отчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.
По мере выдачи бланков строгой отчетности ответственным исполнителям данные приходно-расходных накладных заносятся бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в карточку-справку по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 4 к Инструкции № 196).
При утрате или хищении бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.
Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта о списании использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196).
Трудно себе представить, как можно списать стоимость якобы использованных бланков строгой отчетности согласно акту, если эти бланки будут использоваться только по мере их выписки и т.п. В то же время выдача бланков ответственным исполнителям под отчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196). Эти накладные и будут являться основанием для списания бланков из-под отчета материально ответственных лиц. Составление дублирующего документа не имеет никакого смысла.
Выдача бланков строгой отчетности может быть произведена структурным подразделениям организации, расположенным на другой территории.
Исходя из п. 15 и 16 Инструкции № 33/77/17, передача бланков товарно-транспортной накладной и товарной накладной организациями, приобретшими эти бланки в установленном порядке, иным организациям и индивидуальным предпринимателям не допускается.
Судя по всему, структурные подразделения организации иными организациями не являются. Но в силу того, что эти подразделения находятся вне территории организации, оформления приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) в таком случае будет недостаточно, поэтому придется заполнять еще и товарно-транспортную или товарную накладную.
В соответствии с п. 1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58:
· накладная ТТН-1 заполняется при внутреннем перемещении товаров с выездом на автомобильные дороги общего пользования, если для документального оформления такого внутреннего перемещения республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь не установлены иные виды и (или) формы первичных учетных документов;
· накладная ТН-2 заполняется при внутреннем перемещении товаров с выходом на земли общего пользования, если для документального оформления такого внутреннего перемещения республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь не установлены иные виды и (или) формы первичных учетных документов.
Учет испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, их уничтожение. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении вышеуказанного срока по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт о списании испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.
Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт о списании бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение 5 дней после его получения.
<...>