Как возместить стоимость топлива физическому лицу |
Организация имеет штат сотрудников, работающих по трудовым договорам. Также по мере необходимости организация привлекает для выполнения работ (оказания услуг) физических лиц по гражданско-правовым договорам.
1. Как отражать в бухгалтерском учете и учитывать при налогообложении прибыли расходы на возмещение стоимости топлива работнику при использовании им личного автомобиля в служебных целях?
2. Если работа выполняется (услуга оказывается) по гражданско-правовому договору, то стоимость топлива включается в вознаграждение или в затраты при использовании личного автомобиля физического лица?
1. Согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.
Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем — работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.
При учете расходов на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ) при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.
Письмом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (далее — Письмо № 2-2-9/1632) разъяснено, что, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в Налоговом кодексе Республики Беларусь (далее — НК) как не учитываемые при налогообложении и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.
Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
1. соглашение между организацией и ее работником об использовании им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
2. документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
3. транспортное средство работника используется для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.
Как сказано в Письме № 2-2-9/1632, факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника, должен быть подтвержден документально.
Согласно Закону Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Статьей 10 Закона № 57-З предусмотрено, что первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать сведения, перечисленные в п. 2 данного Закона.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Как можно сделать вывод из вопроса, топливо изначально приобретается работником и его стоимость возмещается организацией.
Бухгалтерский учет топлива необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее — Инструкция № 133).
Оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов (п. 76 Инструкции № 133).
Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117) (п. 75 Инструкции № 117).
Лица, указанные в п. 75 Инструкции № 117 и израсходовавшие личные денежные средства в белорусских рублях, имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, профессионального союза (ч. 3 п. 89 Инструкции № 117).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются в том числе следующие документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, включая расходы на служебные командировки:
· платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи товара (работы, услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов;
· квитанция о приеме наличных денежных средств;
· платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету клиента, доступ к которому обеспечивается банковской платежной карточкой;
· карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в том числе систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, СМС-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка.
Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).
Таким образом, основанием для оприходования в бухгалтерском учете топлива, приобретенного работником, будет являться авансовый отчет работника с приложением подтверждающих его покупку документов.
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организациями ведется на сч. 10 «Материалы» по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции № 133).
На субсчете «Топливо в баках транспортных средств» учитываются горюче-смазочные материалы, полученные на заправку автомобиля водителями (ч. 1 п. 82 Инструкции № 133).
С учетом норм п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее — Инструкция № 50), в бухгалтерском учете стоимость приобретенного топлива отражается: ДЕБЕТ 10 «Материалы» — КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита сч. 10 «Материалы» субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания топлива на затраты производства могут являться накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З.
Напомним, что в настоящее время субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности, в частности, при осуществлении транспортной деятельности, выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (п. 4.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).
При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о характере работы автомобиля.
Таким документом может быть путевой лист (в том числе по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно.
Сведения, содержащиеся в путевом листе (ином аналогичном документе), должны позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли (например, целесообразно указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля).
Отдельные программные продукты содержат, например, карточки учета расхода топлива, которые составляются только в количественном выражении. Такие организации могут применять, например, самостоятельно разработанный акт о списании топлива, содержащий обязательные сведения, предусмотренные в п. 2 ст. 10 Закона № 57-З для первичного учетного документа, который будет составляться на основании карточек учета расхода топлива. В учетной политике организации можно указать, что карточкой учета расхода топлива является путевой лист и он же является основанием для составления акта о списании ГСМ. Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов организации включают в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).
Затраты на топливо, использованное в производственных целях, могут, как правило:
· включаться в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве прямых затрат с отражением по дебету сч. 20 «Основное производство» (п. 9 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее — Инструкция № 102), п. 23 Инструкции № 50);
· отражаться в составе общепроизводственных затрат на сч. 25 «Общепроизводственные затраты» (п. 35 Инструкции № 102, п. 27 Инструкции № 50);
· отражаться в составе общехозяйственных затрат на сч. 26 «Общехозяйственные затраты» (п. 10 Инструкции № 102, п. 28 Инструкции № 50);
· отражаться в составе расходов на реализацию на сч. 44 «Расходы на реализацию» (п. 10 и 12 Инструкции № 102, п. 35 Инструкции № 50).
Документально подтвержденные расходы на топливо по автотранспорту, используемому в предпринимательской деятельности, нужно отражать в бухгалтерском учете следующим образом: ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. — КРЕДИТ 10 «Материалы».
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
· затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
· нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).
К нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
При отсутствии таких норм для механических транспортных средств затраты принимаются в пределах норм расхода топлива, установленных их заводом-изготовителем, а при отсутствии таковых — в пределах норм, установленных руководителем организации. Нормы, установленные руководителем организации, действуют до момента утверждения нормативным правовым актом в установленном порядке норм для соответствующего механического транспортного средства, если иное не установлено законодательством. При отсутствии установленных норм расхода топливно- энергетических ресурсов затраты на оплату их стоимости признаются сверхнормативными (п. 1.2 ст. 171 НК).
При этом согласно п. 6 Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2019 № 503 «О налогообложении» в состав нормируемых затрат включаются затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм:
· установленных руководителем организации самостоятельно;
· установленных путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
Таким образом, затраты на топливо являются в 2020 году нормируемыми. При этом нормы устанавливаются руководителем организации самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
2. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Работа выполняется за риск подрядчика, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон (п. 1 ст. 656 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК)).
В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний цена определяется в соответствии с п. 3 ст. 394 НК исходя из обычно применяемых за аналогичные работы цен с учетом необходимых расходов, понесенных сторонами (п. 1 ст. 663 ГК).
Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 663 ГК).
Цена работы может быть определена путем составления сметы. В случае, когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком (п. 3 ст. 663 ГК).
Цена работы (смета) может быть твердой или приблизительной. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой (п. 4 ст. 663 ГК).
По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 733 ГК).
Общие положения о подряде (статьи 656–682 ГК) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит ст. 733–736 ГК, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг (ст. 737 ГК).
Таким образом, если работа выполняется (услуга оказывается) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо исполнителя могут быть:
· включены в состав вознаграждения за выполненную работу (оказанную услугу);
· отдельно предусмотрены в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика, кроме вознаграждения.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками, подрядчиками, исполнителями за приобретенное имущество, выполненные работы, оказанные услуги и др., а также о расчетах с использованием аккредитивов.
Стоимость приобретенного имущества, выполненных работ и оказанных услуг отражается по дебету сч. 08 «Вложения в долгосрочные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 41 «Товары» и других счетов и кредиту сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 47 Инструкции № 50).
Таким образом, если работа выполняется (услуга оказывается) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо в цене договора подряда (оказания услуг) (включенные в состав вознаграждения либо отдельно предусмотренные в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика) нужно отражать в бухгалтерском учете следующим образом: ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. — КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
<...>