Материалы поступают в бюджетные учреждения:

·             непосредственно от поставщиков за плату;

·             в порядке централизованного снабжения;

·             через подотчетных лиц;

·             безвозмездно, в порядке гуманитарной помощи, иностранной безвозмездной помощи, по договору дарения или пожертвования;

·             при списании пришедших в негодность основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств.

Непосредственно на основании первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Типовыми первичными учетными документами, на основании которых осуществляется прием материальных ценностей, обязательными для применения, являются:

·             товарная накладная (далее — ТН-2);

·             товарно-транспортная накладная (далее — ТТН-1).

ТТН-1 и  ТН-2 применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

На основании приведенных документов осуществляется прием материалов в организациях. Организациям также предоставлено право в случае отсутствия утвержденных типовых форм или недостатка содержащейся в них информации принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы. Независимо от того, какой орган государственного управления либо организация утвердили форму первичного учетного документа, этот документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

·             наименование документа, дату его составления;

·             наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

·             содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или только в стоимостных показателях;

·             должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (коды, контрольные отметки), не нарушающие требований нормативных актов по бухгалтерскому учету. При этом в документах должна быть сделана запись материально ответственного лица, принявшего материальные ценности, которая может иметь следующее содержание: «Все ценности, перечисленные в настоящем документе, мною проверены и приняты полностью на мое ответственное хранение (подпись, дата)».

Приобретение материальных запасов бюджетными организациями осуществляется на основании договоров поставки, которые они заключают с поставщиками. Организация-покупатель устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. Прием материальных запасов должен осуществляться в соответствии с  постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 «Об утверждении Положения о приемке товаров по количеству и качеству».