Известная поговорка гласит: «Мал золотник, да дорог». Таким золотником можно считать и бланк трудовой книжки. А дорог он тем, что для организации бухгалтерского учета трудовых книжек необходимо потратить очень много времени на изучение всех нормативных правовых актов, касающихся данного сегмента учета. Для бюджетных организаций это следующие нормативные правовые акты, приказы и письма соответствующих министерств и ведомств:

·             Методические указания о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 17.12.1999 № 364 (далее — Методические указания № 364);

·             письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет» (далее — Письмо № 02-2-28/57);

·             Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция № 40, Постановление № 40 соответственно), и другие документы.

После ознакомления с данными документами очевидно, что бланки трудовых книжек являются бланками строгой отчетности и одновременно денежными документами.

Пунктом 28 Методических указаний № 364 установлено, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним учитываются на субсч. 132 «Денежные документы».

Прием в кассу и выдача из кассы этих документов оформляются кассовыми ордерами, на которых ставится штамп «фондовый» или делается такая надпись от руки красным карандашом.

Учет этих операций ведется отдельно от учета операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах.

Аналитический учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в книге ф. Т-9.

Согласно п. 4 Письма № 02-2-28/57 с целью компенсации расходов республиканского и местных бюджетов при выдаче трудовой книжки (дубликата), вкладыша в трудовую книжку с работника взимается стоимость, затраченная на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей).

Бюджетные организации, получившие безвозмездно бланки трудовых книжек (вкладышей) от министерств, иных республиканских органов государственного управления, объединений, подчиненных Правительству Республики Беларусь, полученные средства от выдачи указанных бланков своим работникам зачисляют в республиканский бюджет на раздел 46 подраздела 30.

Местные исполнительные и распорядительные органы средства, полученные от передачи бланков трудовых книжек (вкладышей) негосударственным юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а также своим работникам, зачисляют в соответствующие местные бюджеты на раздел 46 подраздела 30.

Также п. 77 Инструкции № 40 установлено, что при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на ее приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

Постановлением № 40 установлен образец трудовой книжки, которая (как и вкладыш к ней) является документом с определенной степенью защиты (имеет серию и номер).

Согласно п. 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты подлежат учету при их изготовлении и использовании. Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196), поступление бланков строгой отчетности материально ответственным лицом отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 2 к данной Инструкции (согласно Методическим указаниям № 364 — в книге ф. Т-9).

До начала записей в книге она должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).

Также приходно-расходная книга может вестись на машинных носителях информации. В таком случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Пунктом 11 Инструкции № 196 определено, что выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям под отчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3 к указанной Инструкции с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

Следует отметить, что Инструкция № 196 распространяется на юридические лица всех форм собственности и индивидуальных предпринимателей, следовательно, и на бюджетные организации. И здесь п. 11 Инструкции № 196 в какой-то мере противоречит положениям п. 28 Методических указаний № 364, где сказано, что прием в кассу и выдача из кассы трудовых книжек, как денежных документов, оформляется кассовыми ордерами.

Главой 4 Инструкции № 196 предусмотрено, что испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к данной Инструкции в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства по письменному разрешению руководителя организации или лица, им уполномоченного. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт о списании испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

Акт о списании бланков в трехдневный срок представляется на утверждение руководителю организации. Руководителем организации акт утверждается в течение 5 дней после его получения.

После утверждения акта комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации.