Можно ли работнику оплатить расходы по проживанию в месте командировки в размере, превышающем установленные нормы?

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения при командировках регулируется Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее — Положение № 176).

Главой 3 Положения № 176 предусматривается, что возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществляется:

·             в пределах Республики Беларусь (п. 15) из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1.

Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1, а также при нахождении командированного работника в месте командировки в пределах Республики Беларусь менее 12 часов при продолжительности командировки два и более дня возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки, если иное не предусмотрено Положением № 176.

В то же время лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь, если эти расходы превышают размеры, установленные в приложении 1, осуществляется по фактическим расходам, в том числе по проживанию в номерах с количеством мест для проживания два и более или высшей категории, на основании подтверждающих документов;

·             за границей (п. 16) из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2.

В случае если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с ч. 1 п. 16, возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2, исходя из количества суток (календарных дней) командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению).

В то же время лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей в случае, когда эти расходы более чем в 1,5 раза превышают размеры, установленные в приложении 2, осуществляется:

·             при представлении подтверждающих документов — на основании этих документов по фактическим расходам;

·             в случае непредставления подтверждающих документов — в размерах, составляющих 150% размеров, установленных в приложении 2.

Должностным лицам, указанным в п. 1 и 2 приложения 3, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется в размерах, составляющих 150% размеров, установленных в приложении 2, без представления подтверждающих документов.

Должностным лицам, указанным в п. 3 приложения 3, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов в пределах размеров, составляющих 150% размеров, установленных в приложении 2. В случае непредставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются в размерах, установленных в приложении 2.

Таким образом, если руководствоваться только нормами Положения № 176, можно предположить, что возмещение расходов по найму жилого помещения сверх установленных норм работнику не производится.

Тем не менее в силу гл. 9 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде.

К источникам регулирования трудовых и связанных с ними отношений относятся в том числе коллективные договоры, соглашения и иные локальные акты, заключенные и принятые в соответствии с законодательством, трудовые договоры.

Таким образом, оплата расходов по найму жилого помещения в размерах, превышающих установленные нормы, возможна, если локальными актами организации это предусмотрено.

В подобных случаях не следует забывать и о требованиях налогового законодательства.

Подоходный налог. В соответствии с ч. 3 п. 4 ст. 208 НК от подоходного налога освобождаются лишь фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством.

Необходимо отметить, что приведенные нормы НК не согласуются с нормами других нормативных правовых актов.

Поэтому в данной ситуации следует руководствоваться Указом Президента Республики Беларусь от 31.10.2019 № 411 «О налогообложении». Подпунктом 1.1 этого документа установлено, что при возмещении (оплате) плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц в том числе расходы по найму жилого помещения в размерах, установленных законодательством. В случаях, когда законодательством предусмотрено возмещение (оплата) расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, суммы такого возмещения (оплаты) освобождаются от подоходного налога с физических лиц в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

Начисления на заработную плату. Согласно ст. 2 Закона Республики Беларусь «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет фонда являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее — Перечень № 115).

В соответствии с п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297, объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115.

В Перечне № 115 к числу освобождаемых выплат отнесены компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК, в том числе и командировочных расходов.

Таким образом, на выплаты командированным работникам сумм в возмещение расходов по найму жилого помещения, в том числе сверх установленных норм, страховые взносы не начисляются.

Налог на прибыль. В соответствии с требованиями НК командировочные расходы являются нормируемыми затратами, и согласно п. 1.3 ст. 173 НК выплаты, не предусмотренные законодательством или сверх размеров, установленных законодательством, в затраты при исчислении валовой прибыли не включаются.

Таким образом, выплаты командированным работникам сумм в возмещение расходов по найму жилого помещения сверх установленных норм не включаются в состав затрат при исчислении валовой прибыли.