Электронные накладные: структура, формат, требования к процессу создания, передачи, получения |
С 13 сентября 2020 г. вступил в силу технический нормативный правовой акт «Структура и формат электронных документов», утвержденный постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее — ТНПА № 12/76/42/20).
В ТНПА № 12/76/42/20 применяются термины и их определения согласно приложению 1, а также обозначения и сокращения согласно приложению 2 к данному документу.
Для целей ТНПА № 12/76/42/20 под электронными накладными понимаются товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов и электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность.
Передача и получение электронных накладных
Передачу и получение товарно-транспортных накладных в виде электронных документов (далее — ЭТТН) и товарных накладных в виде электронных документов (далее — ЭТН) участники электронного документооборота (грузоотправитель, грузополучатель) осуществляют через оператора (операторов) электронного документооборота (далее — EDI-провайдер) (п. 4 ТНПА № 12/76/42/20).
При этом электронный документооборот осуществляется по каждой ЭТТН и ЭТН в отдельности.
Электронная накладная считается:
· переданной грузоотправителем, если грузоотправителю поступило подтверждение EDI-провайдера о ее получении;
· полученной грузополучателем, если грузоотправителю поступило извещение о ее получении грузополучателем, подтвержденное EDI-провайдером.
Оператор электронного документооборота; EDI-провайдер — юридическое лицо — резидент Республики Беларусь, получившее аттестат оператора электронного документооборота в порядке, установленном в п. 23.13 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.02.2012 № 156.
ЭТТН и ЭТН применяются субъектами хозяйствования для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и (или) принятия их к учету у грузополучателя (п. 8 ТНПА № 12/76/42/20).
Условия участия в электронном документообороте электронных накладных
Для участия в электронном документообороте в части ЭТТН и ЭТН организации (ИП) необходимо (п. 9–10 ТНПА № 12/76/42/20):
1. приобрести:
· сертификат открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в республиканском удостоверяющем центре Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь;
· атрибутный сертификат ответственных лиц организации, ИП, выдаваемый руководителю организации, ИП либо иному лицу, ответственному в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени организации, ИП.
Открытый ключ — последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физлиц и применяемая при проверке ЭЦП.
Сертификат открытого ключа — электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нем открытого ключа определенным организации или физлицу, и иную информацию, предусмотренную Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 113-З) и иными актами законодательства (абз. 6, 10 ст. 1 Закона № 113-З).
Атрибутный сертификат подтверждает связь физического лица, являющегося владельцем личного ключа, с организацией или физическим лицом, от имени которых этому физическому лицу предоставлены полномочия и которые являются владельцем атрибутного сертификата.
Атрибутный сертификат применяется в информационных системах совместно с сертификатом открытого ключа.
Одно и то же лицо может являться владельцем нескольких атрибутных сертификатов (абз. 1–3 ст. 261 Закона № 113-З);
2. заключить с EDI-провайдером соглашение, представив ему свои регистрационные данные;
3. подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника.
К сведению участников: если ранее представленные EDI-провайдеру регистрационные данные участника изменились, то необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем соответствующего изменения, представить EDI-провайдеру измененные данные (п. 11 ТНПА № 12/76/42/20).
Требования, предъявляемые к процессу создания, передачи, получения, структуре и форматам электронных накладных
Сведения и реквизиты ЭТТН и ЭТН. При отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой является Республика Беларусь, гражданина, лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность), ЭТТН и ЭТН должны содержать сведения и реквизиты, указанные:
· в структуре и форматах согласно приложениям 4 и 5 к ТНПА № 12/76/42/20;
· в формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной, установленных согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (п. 12 ТНПА № 12/76/42/20).
Дополнительно в ЭТТН и ЭТН указываются:
· международные идентификационные номера участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения — Global Location Number (GLN));
· международные идентификационные номера товара (глобальный номер торговой единицы — Global Trade Item Number (GTIN)).
Глобальный идентификационный номер единицы товара (продукции); идентификационный номер; GTIN (Global Trade Item Number) — глобальный идентификационный номер, присваиваемый единице товара (продукции) в соответствии с правилами, установленными стандартами системы GS1, наносимый в виде штрихового кода на каждую единицу товара (продукции) и предназначенный для его однозначной идентификации в мировом экономическом пространстве.
Глобальный номер расположения; номер расположения; GLN (Global Location Number) — 30-разрядный идентификационный номер, предназначенный для однозначной идентификации зарегистрированного пользователя системы GS1, его структурных (технологических) подразделений или определенной совокупности данных об объектах идентификации пользователя. Одному зарегистрированному пользователю системы GS1 может быть присвоено несколько GLN.
Порядок заполнения и проверки указанных международных идентификационных номеров GLN и номеров товаров GTIN изложен в п. 14 и 15 ТНПА № 12/76/42/20.
Проверка номеров GLN и GTIN осуществляется EDI-провайдером на соответствие данным, содержащимся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров» (далее — ePASS).
Если GLN, а также GTIN с префиксом «481» отсутствуют в системе ePASS, EDI-провайдер не пересылает накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение с соответствующим кодом ошибки.
В случае отсутствия в системе ePASS GTIN с иным префиксом EDI-провайдер пересылает накладную грузополучателю и направляет грузоотправителю сообщение об отсутствии такого GTIN в системе ePASS.
Юридическая сила электронных накладных. Электронные накладные считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они (п. 20.1 ТНПА № 12/76/42/20):
· подписаны ЭЦП ответственных лиц, полномочия которых подтверждены атрибутными сертификатами;
· переданы и получены через EDI-провайдера(ов).
ЭЦП является особенной частью ЭТТН и ЭТН как электронных документов (п. 20.2 ТНПА № 12/76/42/20).
Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1 ст. 22 Закона № 113-З).
Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН
Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН обеспечивается путем взаимодействия участников через одного или двух EDI-провайдеров в следующем порядке:
1. каждой ЭТТН и ЭТН грузоотправитель присваивает уникальный номер следующей структуры:
|
ССС-GGGGGGGGGGGGG- №№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№ |
2. где: ССС — код EDI-провайдера, присвоенный уполномоченной организацией при выдаче аттестата оператора электронного документооборота;
3. GGGGGGGGGGGGG — номер GLN грузоотправителя;
4. №№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№№ — уникальный порядковый номер электронной накладной в рамках грузоотправителя длиной до 25 цифр (диапазон значений от 1 до 25);
5. грузоотправитель и EDI-провайдер контролируют, является ли номер созданной электронной накладной уникальным.
Если это требование не соблюдается, то EDI-провайдер не пересылает электронную накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение с соответствующим кодом ошибки;
6. обмен электронными сообщениями осуществляется в последовательности, диаграмма которой представлена на рис. 3.1 и 3.2 приложения 3 к ТНПА № 12/76/42/20.
Участники могут создавать, передавать, получать и хранить ЭТТН и ЭТН, взаимодействуя с одним или двумя EDI-провайдерами.
Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН при взаимодействии с одним EDI-провайдером. Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных изложен в п. 23–30 ТНПА № 12/76/42/20.
Диаграмма последовательности передачи грузоотправителем ЭТТН грузополучателю и обработки грузополучателем данной ЭТТН в случае, когда грузоотправитель и грузополучатель подключены к одному EDI-провайдеру, представлена на рис. 3.1 приложения 3 к ТНПА № 12/76/42/20. Диаграмма отправки грузоотправителем электронной ЭТН и обработки ее грузополучателем представлена на рис. 3.4 приложения 3 к ТНПА № 12/76/42/20.
1-й этап. Электронная накладная передается грузополучателю
|
1. Действия грузоотправителя: 1) создает электронную накладную в соответствии с установленными требованиями; 2) подписывает накладную ЭЦП; 3) передает ее в адрес грузополучателя через EDI-провайдера; 4) сохраняет подписанную электронную накладную в электронном виде |
|
2. Действия EDI-провайдера Получив от грузоотправителя электронную накладную, EDI-провайдер: 1) фиксирует дату и время ее получения от грузоотправителя; 2) сохраняет подписанную грузоотправителем электронную накладную в электронном виде; 3) проверяет ее целостность и подлинность; 4) далее передает электронную накладную в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 5) формирует грузоотправителю подтверждение о получении электронной накладной с указанием даты и времени ее поступления от грузоотправителя; 6) подписывает подтверждение ЭЦП; 7) передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя; 8) сохраняет его; 9) формирует грузополучателю подтверждение о передаче электронной накладной грузополучателю с указанием даты и времени отправки электронной накладной; 10) подписывает это подтверждение ЭЦП; 11) передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузополучателя; 12) сохраняет подтверждение в электронном виде |
|
3. Действия грузоотправителя Получив подтверждение EDI-провайдера о получении электронной накладной, грузоотправитель: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения; 2) сохраняет его; 3) проверяет его целостность и подлинность |
2-й этап. Электронная накладная получена грузополучателем
|
1. Действия грузополучателя: · при получении от грузоотправителя электронной накладной, переданной через EDI-провайдера, грузополучатель: 1) фиксирует дату и время ее получения; 2) сохраняет накладную в электронном виде; 3) проверяет ее целостность и подлинность; 4) формирует извещение о получении электронной накладной; 5) подписывает извещение о получении накладной ЭЦП; 6) передает извещение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера; 7) сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде; · при получении от EDI-провайдера подтверждения об отправке электронной накладной грузополучатель: 1) фиксирует дату и время его получения; 2) сохраняет подтверждение; 3) проверяет его целостность и подлинность |
|
2. Действия EDI-провайдера При получении от грузополучателя извещения о получении электронной накладной EDI-провайдер: 1) фиксирует дату и время получения извещения грузополучателем; 2) сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде; 3) проверяет его целостность и подлинность; 4) передает его в адрес грузоотправителя и фиксирует дату и время его отправки; 5) формирует грузополучателю подтверждение о получении извещения с указанием даты и времени ее поступления от грузополучателя; 6) подписывает подтверждение ЭЦП; 7) передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 8) сохраняет в электронном виде подписанное подтверждение о получении извещения |
|
3. Действия грузоотправителя Получив извещение о получении электронной накладной, подписанной ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц) грузополучателя, грузоотправитель: 1) фиксирует дату и время получения этого извещения; 2) сохраняет его в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность |
|
4. Действия грузополучателя При получении от EDI-провайдера подтверждения о получении извещения о получении электронной накладной грузоотправитель: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения; 2) сохраняет его; 3) проверяет целостность и подлинность |
|
5. Действия грузополучателя относительно полученной электронной накладной: · если в электронную накладную не требуется внесение изменений и (или) дополнений, то грузополучатель в течение 10 рабочих дней с момента создания электронной накладной, но не позднее дня фактического получения товаров: 1) подписывает электронную накладную ЭЦП; 2) передает ее в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера; 3) сохраняет накладную в электронном виде; · при выявлении при приемке товаров расхождения фактических данных с соответствующими данными, указанными в электронной накладной, составляются документы в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее — Положение № 1290). На основании этих документов в электронную накладную вносятся изменения в порядке, установленном п. 50–55 ТНПА № 12/76/42/20 |
Моментом создания электронной накладной считается зафиксированное EDI-провайдером грузоотправителя значение даты и времени события «отправка грузоотправителю EDI-провайдером грузоотправителя подтверждения о получении электронной накладной EDI-провайдером грузоотправителя».
Если электронная накладная не будет подписана грузополучателем в 10-дневный срок, то она автоматически отменяется в порядке, установленном п. 69 ТНПА № 12/76/42/20.
Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН при взаимодействии с двумя EDI-провайдерами. Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных с участием двух EDI-провайдеров изложен в п. 34–47 ТНПА № 12/76/42/20.
Диаграмма последовательности передачи грузоотправителем ЭТТН грузополучателю и обработки грузополучателем данной ЭТТН в случае, когда грузоотправитель и грузополучатель подключены к разным EDI-провайдерам, представлена на рис. 3.7 приложения 3 к ТНПА № 12/76/42/20. Диаграмма отправки грузоотправителем электронной ЭТН и обработки ее грузополучателем представлена на рис. 3.10 приложения 3 к ТНПА № 12/76/42/20.
1-й этап. Электронная накладная передается грузополучателю
|
1. Действия грузоотправителя При передаче грузополучателю электронной накладной грузоотправитель: 1) создает в электронном виде накладную; 2) подписывает ее ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц); 3) передает электронную накладную в адрес грузополучателя через EDI-провайдера грузоотправителя; 4) сохраняет подписанную электронную накладную в электронном виде |
|
2. Действия EDI-провайдера грузоотправителя Получив от грузоотправителя электронную накладную, EDI-провайдер грузоотправителя: 1) фиксирует дату и время ее получения; 2) сохраняет полученную накладную в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность; 4) передает электронную накладную в адрес EDI-провайдера грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 5) формирует грузоотправителю подтверждение о получении электронной накладной с указанием даты и времени ее получения от грузоотправителя; 6) подписывает данное подтверждение о получении ЭЦП; 7) передает это подтверждение в адрес грузоотправителя; 8) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузоотправителя подтверждение в электронном виде; 9) формирует EDI-провайдеру грузополучателя подтверждение о передаче электронной накладной с указанием даты и времени отправки электронной накладной; 10) подписывает ЭЦП подтверждение о передаче; 11) передает данное подтверждение в виде электронного сообщения в адрес EDI-провайдера грузополучателя; 12) сохраняет это подтверждение в электронном виде |
|
3. Действия грузоотправителя Грузоотправитель, получив подтверждение о получении электронной накладной от своего EDI-провайдера: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения; 2) сохраняет его; 3) проверяет целостность и подлинность подтверждения |
|
4. Действия EDI-провайдера грузополучателя: · при получении от EDI-провайдера грузоотправителя электронной накладной EDI-провайдер грузополучателя: 1) фиксирует дату и время ее получения; 2) сохраняет в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность электронной накладной; 4) передает электронную накладную в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 5) формирует EDI-провайдеру грузоотправителя подтверждение о получении электронной накладной с указанием даты и времени ее получения от EDI-провайдера грузоотправителя; 6) подписывает подтверждение ЭЦП; 7) передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес EDI-провайдера грузоотправителя; 8) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение; 9) формирует грузополучателю подтверждение о передаче электронной накладной грузополучателю с указанием даты и времени отправки электронной накладной; 10) подписывает это подтверждение ЭЦП; 11) передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузополучателя; 12) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение в электронном виде; · при получении подтверждения об отправке электронной накладной от EDI-провайдера грузоотправителя EDI-провайдер грузополучателя: 1) фиксирует дату и время получения; 2) сохраняет его; 3) проверят целостность и подлинность подтверждения |
|
5. Действия EDI-провайдера грузоотправителя Грузоотправитель при получении подтверждения о получении электронной накладной от EDI-провайдера грузополучателя: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения; 2) сохраняет его; 3) проверяет целостность и подлинность |
2-й этап. Электронная накладная получена грузополучателем
|
1. Действия грузополучателя Грузополучатель, получив от грузоотправителя электронную накладную, переданную через EDI-провайдеров: 1) фиксирует дату и время ее получения от EDI-провайдера грузополучателя; 2) сохраняет ее в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность подписанной грузоотправителем электронной накладной; 4) формирует извещение о получении электронной накладной; 5) подписывает данное извещение ЭЦП; 6) передает извещение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера грузополучателя; 7) сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде. При получении подтверждения об отправке электронной накладной от EDI-провайдера грузополучателя грузополучатель: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения об отправке электронной накладной от EDI-провайдера грузополучателя; 2) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение; 3) проверяет его целостность и подлинность |
|
2. Действия EDI-провайдера грузополучателя При получении от грузополучателя извещения о получении электронной накладной EDI-провайдер грузополучателя: 1) фиксирует дату и время его получения; 2) сохраняет подписанное грузополучателем извещение; 3) проверяет его целостность и подлинность; 4) передает подписанное грузополучателем извещение в адрес EDI-провайдера грузоотправителя и фиксирует дату и время его отправки; 5) формирует грузополучателю подтверждение о получении извещения о получении электронной накладной грузополучателем с указанием даты и времени ее поступления от грузополучателя; 6) подписывает это подтверждение ЭЦП; 7) передает подтверждение в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 8) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение в электронном виде |
|
3. Действия грузополучателя Грузополучатель, получив от своего EDI-провайдера подтверждение о получении извещения о получении электронной накладной (п. 43 ТНПА № 12/76/42/20): 1) фиксирует дату и время получения подтверждения о получении извещения от EDI-провайдера грузополучателя; 2) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение; 3) проверяет его целостность и подлинность |
|
4. Действия EDI-провайдера грузоотправителя При получении извещения о получении электронной накладной от EDI-провайдера грузополучателя EDI-провайдер грузоотправителя: 1) фиксирует дату и время его получения; 2) сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность извещения; 4) передает извещение в адрес грузоотправителя и фиксирует дату и время его отправки; 5) формирует EDI-провайдеру грузополучателя подтверждение о получении извещения с указанием даты и времени ее поступления от EDI-провайдера грузополучателя; 6) подписывает подтверждение ЭЦП; 7) передает подтверждение в адрес EDI-провайдера грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки; 8) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузоотправителя подтверждение в электронном виде |
|
5. Действия EDI-провайдера грузополучателя Получив от EDI-провайдера грузоотправителя подтверждение о получении извещения о получении электронной накладной, EDI-провайдер грузополучателя: 1) фиксирует дату и время получения подтверждения от EDI-провайдера грузоотправителя; 2) сохраняет подписанное EDI-провайдером грузополучателя подтверждение; 3) проверяет его целостность и подлинность |
|
6. Действия грузоотправителя При получении извещения о получении электронной накладной, подписанной ЭЦП грузополучателя, грузоотправитель: 1) фиксирует дату и время получения извещения; 2) сохраняет его в электронном виде; 3) проверяет целостность и подлинность |
|
7. Действия грузополучателя относительно полученной электронной накладной В случае когда в электронную накладную не требуется внесение изменений и (или) дополнений, грузополучатель в течение 10 рабочих дней с момента создания электронной накладной, но не позднее дня фактического получения товаров: 1) подписывает электронную накладную ЭЦП; 2) передает ее в адрес грузоотправителя через EDI-провайдеров; 3) сохраняет накладную в электронном виде. Если же при приемке товаров выявлены расхождения фактических данных с соответствующими данными, указанными в электронной накладной, составляются документы в соответствии с Положением № 1290. На основании этих документов в электронную накладную вносятся изменения в порядке, установленном п. 50–55 ТНПА № 12/76/42/20 |
...
Подробнее читайте в статье.
<...>
Поделиться в соцсетях:
