В деятельности организаций порой возникают непредвиденные ситуации, связанные с утратой бланков накладных. Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим действия бухгалтера при пропаже накладных на примере.

Ситуация

Организацией (покупатель) заключен с организацией-поставщиком договор поставки строительных материалов. Доставку бетона на объект осуществляет автотранспортная организация (перевозчик) по заказу поставщика.

Поставщик выписал ТТН-1 на перевозку бетона. Второй экземпляр ТТН-1 остался у поставщика, 1-й, 3-й, 4-й экземпляры были утеряны перевозчиком, хотя бетон на объект был доставлен. Поставщик готов представить ксерокопию своего экземпляра ТТН-1, но не намерен выписывать дубликат.

Как покупателю принять материал к учету? Как следует действовать покупателю в такой ситуации?

В данной ситуации покупателю товара (бетона) следует исходить из того, что согласно п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Бухгалтерский учет основывается на принципах непрерывности деятельности, обособленности, начисления, соответствия доходов и расходов, правдивости, преобладания экономического содержания, осмотрительности, нейтральности, полноты, понятности, сопоставимости, уместности (ст. 3 Закона № 57-З).

Поэтому если организация-покупатель не отказалась принять на объект бетон без документов, то есть фактически приняла его, то, исходя из принципа правдивости, преобладания экономического содержания хозяйственной операции, полученный актив (бетон) должен быть принят к бухгалтерскому учету.

Согласно п. 26 — 28 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, основанием для приемки и оприходования материалов являются сопроводительные документы (ТТН, ТН и др.) на поступившие в организацию материалы.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляются приходными ордерами при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству). На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день.

Приемка поступающих материалов может осуществляться непосредственно на основании сопроводительных документов (при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными).

Таким образом, основанием для принятия бетона к бухгалтерскому учету являются сопроводительные документы, а именно накладная (в данном случае ТТН-1).

Согласно п. 7 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970 (далее — Правила № 970), автомобильный перевозчик должен принимать груз к автомобильной перевозке на основании договора, заключенного с заказчиком автомобильных перевозок.

Заключение договора об автомобильной перевозке груза подтверждается составлением ТТН или иного транспортного документа. Неправильное составление ТТН или иного транспортного документа, а также их утеря не влияют на действительность заключенного договора (ч. 2 п. 8 Правил № 970).

Грузоотправитель не должен предъявлять груз к автомобильной перевозке без накладной (п. 22 Правил № 970).

Таким образом, обязанность по выписке накладной на отгружаемый товар лежит на грузоотправителе. В данной ситуации ТТН-1 на отгружаемый материал была выписана грузоотправителем (поставщиком). Однако перевозчик 1-й, 3-й, 4-й экземпляры (в том числе экземпляры покупателя) накладных потерял. Но при этом следует учесть, что имеется оригинал накладной у поставщика (2-й экземпляр ТТН-1).

Законодательными актами о бухгалтерском учете не установлен порядок представления какого-либо иного документа (копии, дубликата) при утере оригинала накладной для подтверждения факта совершения хозяйственной операции.

Покупатель вправе обратиться к поставщику с запросом о выдаче копии имеющегося у поставщика экземпляра накладной на отгрузку товара (п. 1.3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Отказ в приеме обращения гражданина или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо неинформирование заявителя о решении, принятом по результатам рассмотрения обращения, либо неправомерный отказ заявителю в ознакомлении с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст. 9.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Таким образом, в указанной ситуации, поскольку экземпляры накладной покупателя утеряны, на фактически принятый покупателем товар следует оформить приходный ордер. Кроме того, необходимо получить от перевозчика пояснительную записку об утере накладных и далее принять меры по получению копии накладной у поставщика.