С 01.07.2021 вступает в силу новая редакция ТНПА «Структура и формат электронных накладных» (далее — ТНПА).

Изменения в ТНПА внесены постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 03.05.2021 № 2/37/20/7 «Об изменении постановления Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 г. № 12/76/42/20».

Основные изменения в ТНПА связаны с выполнением требований Указа Президента Республики Беларусь от 29.12.2020 № 496 «О прослеживаемости товаров» (далее — Указ № 496).

Согласно п. 2 Указа № 496 в целях подтверждения законности оборота товаров, обеспечения экономической безопасности государства, развития электронного документооборота при осуществлении субъектами хозяйствования предпринимательской деятельности:

·             прослеживаемости подлежат товары, включенные в перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами — членами ЕАЭС, и (или) перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости (далее — перечни);

·             для функционирования системы прослеживаемости товаров сбор, учет, хранение, обработка и контроль сведений осуществляются в программном комплексе «Система прослеживаемости товаров» (далее — ПК СПТ) АИС «Расчет налогов», владельцем и оператором которой является МНС.

В ТНПА термины используются в значениях, определенных в  Указе № 496 и  приложении 1, а также обозначения и сокращения согласно приложению 2 к ТНПА.

Так, под электронными накладными понимаются ЭТТН и ЭТН (ТТН И ТН в виде электронных документов) и электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность.

Передача и получение ЭТТН и ЭТН, создание электронных сообщений

Передача и получение ЭТТН и ЭТН, а также создание электронных сообщений осуществляются участниками электронного документооборота через оператора (операторов) электронного документооборота (далее — EDI-провайдер) (п. 4 ТНПА).

Участники электронного документооборота — грузоотправитель, грузополучатель, EDI-провайдер. Автомобильный перевозчик может выступать участником электронного обмена данными, если между ним, грузоотправителем и (или) грузополучателем заключено соглашение об участии в электронном документообороте.

При этом электронный документооборот осуществляется по каждому документу в отдельности.

Электронная накладная считается:

·             переданной грузоотправителем, если грузоотправителю поступило подтверждение EDI-провайдера о ее получении;

·             полученной грузополучателем, если грузоотправителю поступило извещение о ее получении грузополучателем, подтвержденное EDI-провайдером.

Оператор электронного документооборота (EDI-провайдер) — это юрлицо — резидент Республики Беларусь, получившее аттестат оператора электронного документооборота в порядке, установленном в п. 23.13 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.02.2012 № 156.

ЭТТН и ЭТН применяются субъектами хозяйствования для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и (или) принятия их к учету у грузополучателя (п. 8 ТНПА).

Форматы ЭТТН, ЭТН и электронных сообщений, которые создаются грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранных ИП, установленных ТНПА, а также других электронных сообщений, формируемых в процессе электронного обмена данными, включаются в республиканский регистр типовых электронных документов, обеспечивающих электронный обмен данными при реализации процессов ведения электронной торговли (далее — Регистр). Регистр формируется и ведется научно-инженерным РУП «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» НАН Беларуси в соответствии с  п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2011 № 1116 «О применении межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров» (п. 3 ТНПА).

Условия участия в электронном документообороте электронных накладных

Для того чтобы стать участником электронного документооборота в части ЭТТН и ЭТН, организации (ИП) необходимо (п. 9, 10 ТНПА):

1) приобрести в республиканском удостоверяющем центре Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь:

·             сертификат открытого ключа проверки ЭЦП;

·             атрибутный сертификат ответственных лиц организации, ИП, выдаваемый руководителю организации, ИП либо иному лицу, ответственному в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени организации, ИП;

2) подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника, заключив с EDI-провайдером соглашение с представлением ему своих регистрационных данных.

Открытый ключ — последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физлиц и применяемая при проверке ЭЦП.

Сертификат открытого ключа — электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нем открытого ключа определенным организации или физлицу, и иную информацию (абз. 6, 10 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи») (далее — Закон № 113-З).

Атрибутный сертификат — электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о полномочиях физлица, в том числе ИП (далее — физлицо), являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание определенных видов электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физлица (абз. 1 ст. 1 Закона № 113-З).

Если ранее представленные данные участника изменились, необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем соответствующего изменения, представить EDI-провайдеру измененные данные (п. 11 ТНПА).

Требования, предъявляемые к процессу создания, передачи, получения, структуре и форматам электронных накладных

Сведения и реквизиты ЭТТН и ЭТН, электронных сообщений. ЭТТН и ЭТН должны содержать сведения в соответствии с реквизитами, предусмотренными в формах установленных Министерством финансов на бумажных носителях ТТН и ТН, а также сведения, установленные п. 2.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» (далее — Постановление № 940).

Электронные сообщения должны содержать сведения и реквизиты, указанные в форме товарной накладной, установленной Минфином, за исключением сведений, которые заполняются грузополучателем, а также сведения, установленные п. 2.2 Постановления № 940 (п. 12 ТНПА).

Согласно п. 2.2 Постановления № 940 в ЭТТН и ЭТН в обязательном порядке указываются:

·             международные идентификационные номера участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения — Global Location Number (GLN));

·             международные идентификационные номера товара (глобальный номер торговой единицы — Global Trade Item Number (GTIN)).

Глобальный идентификационный номер единицы товара (продукции); идентификационный номер; GTIN (Global Trade Item Number) — глобальный идентификационный номер, присваиваемый единице товара (продукции) в соответствии с правилами, установленными стандартами системы GS1, наносимый в виде штрихового кода на каждую единицу товара (продукции) и предназначенный для его однозначной идентификации в мировом экономическом пространстве.

Глобальный номер расположения; номер расположения; GLN (Global Location Number) — 30-разрядный идентификационный номер, предназначенный для однозначной идентификации зарегистрированного пользователя системы GS1, его структурных (технологических) подразделений или определенной совокупности данных об объектах идентификации пользователя. Одному зарегистрированному пользователю системы GS1 может быть присвоено несколько GLN.

Международные идентификационные номера GLN и GTIN (за исключением GTIN-8), внесенные грузоотправителем в ЭТТН и ЭТН, должны быть проверены EDI-провайдером на соответствие данным, содержащимся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров» (далее — ePASS). Для этого используются сервисы автоматического получения информации из системы ePASS.

В случае отсутствия либо указания в электронной накладной GLN и GTIN, информация о которых отсутствует в системе ePASS, EDI-провайдер не пересылает электронную накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение с соответствующим кодом ошибки (п. 14 ТНПА).

Электронные накладные являются электронными документами, разработанными на основе электронного сообщения DESADV в соответствии с руководством по стандарту электронного обмена данными EANCOM® 2002, синтаксическая версия 3 (EDI standards manual EANCOM® 2002, Syntax 3), и учитывающими требования законодательства к формату указанных документов.

Создаваемые ЭТТН и ЭТН должны быть:

1.        подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (за исключением EDI-провайдера(ов));

2.        переданы и получены через EDI-провайдера(ов) (п. 19.1 ТНПА).

Электронный обмен сообщениями между участниками представляет собой обмен текстовыми XML-сообщениями, кодированными в соответствии со стандартом «Unicode Transformation Format, 8-bit» (UTF-8).

Сообщения должны состоять из упорядоченного ряда кодированных сегментов. Требования к структуре сообщения изложены в  п. 15–18 ТНПА.

Создаваемые электронные сообщения:

1.        должны быть подписаны ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и переданы EDI-провайдеру;

2.        должны успешно пройти контроль в ПК СПТ государственной информационной системы «Программно-технический комплекс по автоматизации процесса расчета подлежащих уплате в бюджет налогов, сборов (пошлин) и представлению в налоговые органы налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде», и по ним должно быть получено уведомление EDI-провайдера об успешном прохождении контроля в ПК СПТ (п.19.2 ТНПА).

Сообщению должен быть присвоен уникальный шестизначный код, состоящий из заглавных букв (п. 20 ТНПА):

 

Таблица 1

Вид электронного сообщения	Присваиваемый код
ЭТТН	BLRWBL, BLRWBR
ЭТН	BLRDLN, BLRDNR
Электронные подтверждения и извещения	BLRAPN
Электронные сообщения при трансграничной торговле	BLRSPT

 

При трансграничной торговле товарами, включенными в перечень товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, со средством идентификации, нанесенным непосредственно на товар или его упаковку либо на материальный носитель, не содержащий элементы (средства) защиты от подделки или знак защиты, грузоотправителем создается ЭТТН или ЭТН, в которой указание сведений, подлежащих заполнению грузополучателем, не требуется (п. 21 ТНПА).

Трансграничная торговля — оптовая торговля, осуществляемая в рамках взаимной торговли товарами с территории одного государства — члена ЕАЭС на территорию другого государства-члена.

При создании электронных документов участниками электронного документооборота подписанию ЭЦП подлежат разделы «DeliveryNote» и «Acknowledgement».

Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН. Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН обеспечиваются путем взаимодействия участников через одного или двух EDI-провайдеров в следующем порядке:

1.        каждой ЭТТН и ЭТН грузоотправитель присваивает уникальный номер следующей структуры:

ССС-GGGGGGGGGGGGG-NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN,

где ССС — код EDI-провайдера, присвоенный уполномоченной организацией при выдаче аттестата оператора электронного документооборота;

GGGGGGGGGGGGG — номер GLN грузоотправителя;

NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN — уникальный порядковый номер электронной накладной в рамках грузоотправителя длиной до 25 цифр (диапазон значений от 1 до 25);

2.        грузоотправитель и EDI-провайдер контролируют, является ли номер созданной электронной накладной уникальным.

Если это требование не соблюдается, то EDI-провайдер не пересылает электронную накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение BLRAPN с соответствующим кодом ошибки;

3.        обмен электронными сообщениями осуществляется в последовательности, диаграмма которой представлена на рис. 3.1, 3.2 приложения 3 к ТНПА;

4.        участники могут создавать, передавать, получать и хранить ЭТТН и ЭТН, взаимодействуя с одним или двумя EDI-провайдерами;

5.        состав сведений, представляемых EDI-провайдерами в МНС для включения в ПК СПТ, сроки и технические условия их передачи, а также структура и формат передаваемых сведений определяются МНС по согласованию с оператором общегосударственной автоматизированной информационной системы.

Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН при взаимодействии с одним EDI-провайдером

Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных изложен в  п. 23–30 ТНПА.

Этап 1. Электронная накладная передается грузополучателю.

А) Действия грузоотправителя. При передаче грузополучателю электронной накладной грузоотправитель (п. 23 ТНПА):

·             создает электронную накладную в соответствии с требованиями, установленными Постановлением № 940 и ТНПА;

·             подписывает накладную ЭЦП;

·             передает ее в адрес грузополучателя через EDI-провайдера;

·             сохраняет подписанную электронную накладную в электронном виде.

Б) Действия EDI-провайдера (п. 24 ТНПА). EDI-провайдер при получении от грузоотправителя электронной накладной:

5.        осуществляет контроль за соответствием электронных накладных формату, установленному настоящим ТНПА:

·              при поступлении от грузоотправителя электронной накладной, содержащей сведения о товарах, включенных в перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами — членами ЕАЭС, и (или) перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости (далее — перечни), EDI-провайдер направляет полученную накладную в ПК СПТ для проверки наличия сведений о товарах, включенных в перечни и указанных в накладной;

·              в случае установления несоответствия электронной накладной установленным форматам и (или) отсутствия сведений, подлежащих указанию в электронной накладной, такая накладная передаче в адрес грузополучателя и (или) EDI-провайдера грузополучателя не подлежит и возвращается грузоотправителю с приложением информации о выявленном несоответствии установленным форматам и (или) отсутствии сведений, подлежащих указанию в накладной;

·              при получении от ПК СПТ информации о наличии в ПК СПТ сведений о товарах, включенных в перечни и указанных в ЭТТН или ЭТН (в электронном сообщении), EDI-провайдер направляет такую накладную в адрес грузополучателя или EDI-провайдера грузополучателя и уведомляет грузоотправителя об успешном прохождении контроля в ПК СПТ;

·              при получении от ПК СПТ информации об отсутствии в ПК СПТ сведений о товарах, включенных в перечни и указанных в ЭТТН или ЭТН (в электронном сообщении), такая накладная передаче в адрес грузополучателя и (или) EDI-провайдера грузополучателя не подлежит. ЭТТН или ЭТН возвращается грузоотправителю с приложением информации, полученной от ПК СПТ;

·              выполняет иные проверки в соответствии с законодательством;

2) для электронных накладных, которые успешно прошли проверку, EDI-провайдер:

·              фиксирует дату и время получения электронной накладной от грузоотправителя;

·              сохраняет подписанную грузоотправителем электронную накладную в электронном виде;

·              проверяет ЭЦП электронной накладной;

·              формирует грузоотправителю подтверждение о получении накладной с указанием даты и времени ее поступления от грузоотправителя;

·              подписывает подтверждение о получении накладной ЭЦП;

·              передает его в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя;

·              сохраняет подтверждение;

·              формирует грузополучателю подтверждение о передаче накладной грузополучателю с указанием даты и времени отправки электронной накладной;

·              подписывает подтверждение ЭЦП;

·              передает его в виде электронного сообщения в адрес грузополучателя;

·              сохраняет подписанное EDI-провайдером подтверждение;

3) при поступлении от грузоотправителя ЭТТН или ЭТН, содержащей сведения о товарах, не включенных в перечни, EDI-провайдер:

·              передает ЭТТН или ЭТН в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки;

·              формирует грузоотправителю подтверждение о получении ЭТТН или ЭТН с указанием даты и времени ее поступления от грузоотправителя;

·              подписывает его ЭЦП;

·              передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя;

·              сохраняет подписанное EDI-провайдером подтверждение;

·              формирует грузополучателю подтверждение о передаче ЭТТН или ЭТН грузополучателю с указанием даты и времени отправки электронной накладной;

·              подписывает подтверждение ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);

·              передает его в адрес грузополучателя;

·              сохраняет подписанное EDI-провайдером подтверждение в электронном виде;

·              направляет в ПК СПТ сведения о передаче ЭТТН или ЭТН грузополучателю (в отношении ЭТТН или ЭТН, содержащей сведения о товарах, включенных в перечни).

В) Действия грузоотправителя. При получении подтверждения грузоотправитель:

·              фиксирует дату и время получения подтверждения о получении ЭТТН или ЭТН EDI-провайдером;

·              сохраняет его;

·              проверяет его целостность и подлинность.

Этап 2. Электронная накладная получена грузополучателем.

А) Действия грузополучателя:

1) при получении от грузоотправителя электронной накладной, переданной через EDI-провайдера, грузополучатель:

·              фиксирует дату и время ее получения;

·              сохраняет накладную в электронном виде;

·              проверяет ЭЦП грузоотправителя;

·              формирует извещение о получении электронной накладной;

·              подписывает извещение о получении накладной ЭЦП;

·              передает извещение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера;

·              сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде;

2) при получении от EDI-провайдера подтверждения об отправке электронной накладной грузополучатель:

·              фиксирует дату и время его получения;

·              сохраняет подтверждение;

·              проверяет ЭЦП подписанного EDI-провайдером подтверждения.

Б) Действия EDI-провайдера. При получении от грузополучателя извещения о получении электронной накладной EDI-провайдер:

·         фиксирует дату и время получения извещения о получении ЭТТН или ЭТН грузополучателем;

·         сохраняет подписанное грузополучателем извещение;

·         проверяет ЭЦП подписанного грузополучателем извещения;

·         передает подписанное грузополучателем извещение о получении ЭТТН или ЭТН в адрес грузоотправителя и фиксирует дату и время его отправки;

·         формирует грузополучателю подтверждение о получении извещения с указанием даты и времени ее поступления от грузополучателя;

·         подписывает подтверждение ЭЦП;

·         передает подтверждение в виде электронного сообщения в адрес грузополучателя и фиксирует дату и время ее отправки;

·         сохраняет в электронном виде подписанное подтверждение о получении извещения.

В) Действия грузоотправителя. После получения извещения о получении электронной накладной, подписанной ЭЦП грузополучателя, грузоотправитель:

·              фиксирует дату и время получения этого извещения о получении ЭТТН или ЭТН;

·              сохраняет подписанное грузополучателем извещение в электронном виде;

·              проверяет целостность и подлинность.

Г) Действия грузополучателя. При получении от EDI-провайдера подтверждения о получении извещения о получении ЭТТН или ЭТН грузоотправитель:

·              фиксирует дату и время получения подтверждения;

·              сохраняет его;

·              проверяет ЭЦП подписанного EDI-провайдером подтверждения о получении извещения о получении ЭТТН или ЭТН.

Д) Действия грузополучателя относительно полученной электронной накладной:

1) если в электронную накладную не требуется внесение изменений и (или) дополнений, то грузополучатель не позднее дня фактического получения товаров:

·              подписывает электронную накладную ЭЦП;

·              передает ее в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера в порядке, определенном п. 24–30 ТНПА. При этом EDI-провайдером в ПК СПТ направляется ЭТТН или ЭТН, подписанная ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя;

·              сохраняет ЭТТН или ЭТН в электронном виде;

2) при выявлении при приемке товаров расхождения фактических данных с соответствующими данными, указанными в ЭТТН или ЭТН, составляются документы согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее — Положение № 1290). Информация о документах (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в ЭТТН или ЭТН (должность, фамилия, инициалы, подпись), вносятся грузополучателем в дополнительные поля ЭТТН или ЭТН.

На основании этих документов в электронную накладную вносятся изменения в порядке, установленном  п. 50–55 ТНПА.

Моментом создания электронной накладной считается зафиксированное EDI-провайдером грузоотправителя значение даты и времени события «отправка грузоотправителю EDI-провайдером грузоотправителя подтверждения о получении ЭТТН или ЭТН EDI-провайдером грузоотправителя» (тег <CreationDateTime> в подтверждении BLRAPN (Code=2550 — подтверждение о получении ЭТТН, ЭТН)) (п. 32 ТНПА).

Если электронная накладная не будет подписана грузополучателем в 10-дневный срок, то она автоматически отменяется в порядке, установленном п. 69 ТНПА.

Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН при взаимодействии с двумя EDI-провайдерами

Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных с участием двух EDI-провайдеров изложен в  п. 34–47 ТНПА.

Этап 1. Электронная накладная передается грузополучателю.