Проведение инвентаризации: учимся на чужих ошибках. Часть 1 |
Что подлежит инвентаризации. Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета, и она осуществляется путем непосредственной проверки наличия и состояния имущества в действительности, а также проведения сверки с партнерами обязательств организации. Согласно п. 2 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее — Инструкция № 180), объектами инвентаризации являются активы и обязательства.
В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон № 57-З):
· активы — имущество, возникшее в организации в результате совершенных хозяйственных операций, от которого организация предполагает получение экономических выгод;
· обязательства — задолженность организации, возникшая в результате совершенных хозяйственных операций, погашение которой приведет к уменьшению активов или увеличению собственного капитала организации.
Инвентаризация с точки зрения бухгалтерского учета является хозяйственной операцией (абз. 24 ст. 1 Закона № 57-З). Следовательно, на инвентаризацию распространяются требования, приведенные в п. 1 ст. 10 Закона № 57-З: каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.
Ошибки, допускаемые при проведении инвентаризаций, и их возможные последствия представлены в табл. 1.
Таблица 1
|
№ п/п |
Ошибка |
Возможные последствия |
|
1 |
Не утвержден состав инвентаризационной комиссии |
Нет основания для проведения инвентаризации |
|
2 |
Документально подтверждено отсутствие во время проведения инвентаризации хотя бы одного из членов комиссии |
Результаты инвентаризации недействительны |
|
3 |
В приказе не указаны сроки проведения инвентаризации |
Нет основания для начала инвентаризации |
|
4 |
Во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии доступ посторонних в помещение, где хранятся инвентаризационные описи и (или) имущество, не закрыт |
Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации |
|
5 |
При невозможности остановки хозяйственной деятельности приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии |
Возможность оформления ранее не выписанных приходно-расходных документов |
|
6 |
У материально ответственного лица не взята расписка о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию |
При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации |
|
7 |
Сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот |
Опасность искажения данных, которые вносят не по факту, а по данным бухгалтерского учета |
|
8 |
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии |
Исправления считаются недействительными |
|
9 |
Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки — все они должны быть прочеркнуты |
Возможность внесения дополнительных данных |
|
10 |
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения того, что он принимает указанные активы на ответственное хранение |
Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостачи, порчи имущества |
Ошибки, допускаемые в ходе проведения инвентаризации, можно сгруппировать следующим образом:
· несоблюдение сроков и периодичности проведения инвентаризации;
· ошибки при формировании состава рабочей комиссии по инвентаризации;
· ошибки в методике проведения инвентаризации;
· ошибки при отражении операций по излишкам;
· ошибки при отражении операций по недостачам;
· ошибки при отражении операций по пересортице;
· ошибки при списании просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.
Несоблюдение сроков и периодичности проведения инвентаризации. Инвентаризация должна проводиться с периодичностью (табл. 2) и в сроки (табл. 3), а также в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь (табл. 4).
Таблица 2
Периодичность проведения инвентаризации
|
№ п/п |
Периодичность проведения инвентаризации |
Нормативный правовой акт, которым установлена периодичность проведения инвентаризации |
|
1 |
Инвентаризация отходов проводится не реже одного раза в пять лет в порядке, установленном Министерством природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь |
Пункт 2 ст. 35 Закона Республики Беларусь от 20.07.2007 № 271-З «Об обращении с отходами» |
|
2 |
Инвентаризация наличных денег, международных ответных купонов и ценностей, находящихся в главной кассе в организациях почтовой связи, проводится не реже одного раза в квартал, а также при смене руководителя организации почтовой связи в соответствии с порядком, установленным Инструкцией № 180. Организации почтовой связи ежедневно проводят проверки наличия в главной кассе наличных денег и международных ответных купонов по окончании операций |
Пункты 44 и 45 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчиненными Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.09.2011 № 406 |
|
3 |
Инвентаризация оружия и боеприпасов проводится ежегодно на 1 января |
Пункт 19 Порядка оборота оружия и боеприпасов к нему, состоящих на вооружении военизированной охраны, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25.10.2007 № 534 |
|
4 |
Инвентаризация спирта в резервуарах в обязательном порядке производится в первый рабочий день каждого месяца |
Пункт 27 Положения о порядке учета, хранения, отпуска, приемки, инвентаризации и транспортировки этилового спирта, получаемого из пищевого сырья, этилового ректификованного технического спирта и этилового денатурированного спирта, получаемого из пищевого или непищевого сырья, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.12.2004 № 1633 |
|
5 |
Инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них проводится в порядке, установленном Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, два раза в год по состоянию на 1 января и 1 июля |
Пункт 164 Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней при изготовлении ювелирных изделий по индивидуальным заказам населения, утвержденной постановлением Министерства торговли и Министерства финансов Республики Беларусь от 28.06.2007 № 42/105 (далее — Инструкция № 42/105) |
|
6 |
Инвентаризация акцизных марок проводится ежемесячно |
Пункт 21 Положения о порядке изготовления и реализации акцизных марок для маркировки табачных изделий, произведенных на территории Республики Беларусь, маркировки ими табачных изделий, учета, хранения, уничтожения этих марок, контроля за их использованием, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.10.2008 № 1610 |
|
7 |
Инвентаризация числящихся по учету и имеющихся в наличии, а также использованных средств контроля за приборами учета алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта проводится один раз в квартал, а также при увольнении (освобождении от выполнения обязанностей по получению, учету, хранению и выдаче средств контроля) работника, ответственного за получение, учет, хранение и выдачу средств контроля |
Пункт 23 Порядка использования и учета средств контроля за приборами учета алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.11.2005 № 1225 (далее — Порядок № 1225) |
|
8 |
Инвентаризация снятых и поврежденных средств контроля за приборами учета алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта и их уничтожение проводятся не реже одного раза в квартал |
Пункт 24 Порядка № 1225 |
|
9 |
Инвентаризация драгоценных металлов и изделий из них проводится первого числа каждого месяца. Инвентаризация проводится по всем местам хранения и использования драгоценных металлов. Периодически, но не реже одного раза в квартал, бухгалтерией организации проводятся внеплановые инвентаризации драгоценных металлов у материально ответственных лиц |
Пункт 64 Инструкции о порядке приема, учета, хранения, использования драгоценных металлов для зубопротезирования, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.08.2007 № 72 (далее — Инструкция № 72) |
|
10 |
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно |
Пункт 6.4 Методических указаний по бухгалтерскому учету сельскохозяйственной продукции и производственных запасов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции, утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 14.08.2007 № 363 (далее — Методические указания № 363) |
|
11 |
Инвентаризация фактического поголовья животных, находящихся на выращивании и откорме, проводится не менее одного раза в квартал |
Пункт 5.2.7 Методических указаний № 363 |
|
12 |
Инвентаризация специальных материалов, полуфабрикатов бланков строгой отчетности и готовой продукции в местах производства и хранения проводится не реже одного раза в год в порядке, установленном Инструкцией № 180 |
Пункт 60 Инструкции о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 30 |
|
13 |
Инвентаризация числящихся по учету и имеющихся в наличии, а также использованных средств контроля, предназначенных для установки на блок фискальной памяти приборов учета готовой продукции, используемых при производстве табачных изделий, проводится один раз в квартал, а также при увольнении (освобождении от выполнения обязанностей по получению, учету, хранению и выдаче средств контроля) работника, ответственного за получение, учет, хранение и выдачу средств контроля |
Пункт 23 Инструкции о порядке учета и использования средств контроля, предназначенных для установки на блок фискальной памяти приборов учета готовой продукции, используемых при производстве табачных изделий, и образца средств контроля, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.07.2005 № 77 (далее — Инструкция № 77) |
|
14 |
Инвентаризация снятых и поврежденных средств контроля, предназначенных для установки на блок фискальной памяти приборов учета готовой продукции, используемых при производстве табачных изделий, и их уничтожение проводятся не реже одного раза в квартал |
Пункт 24 Инструкции № 77 |
|
15 |
Инвентаризация неиспользованных бланков квитанций на складе, в главной кассе организации связи производится ежемесячно, в отделениях связи — при проведении документальных, внезапных проверок касс |
Пункт 14 Положения о порядке использования бланков строгой отчетности в организациях Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденного постановлением Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 04.04.2002 № 6 |
Таблица 3
Сроки проведения годовой инвентаризации
|
№ п/п |
Сроки проведения инвентаризации |
Нормативный правовой акт, которым установлены сроки проведения инвентаризации |
|
1 |
Инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них проводится в порядке, установленном Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, два раза в год по состоянию на 1 января и 1 июля |
Пункт 164 Инструкции № 42/105 |
|
2 |
При прекращении осуществления деятельности по производству, ввозу, техническому обслуживанию и ремонту приборов учета алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта в 15-дневный срок со дня прекращения осуществления данных видов деятельности проводятся инвентаризация средств контроля за этими приборами и их уничтожение |
Пункт 25 Порядка № 1225 |
|
3 |
Инвентаризация драгоценных металлов и изделий из них проводится первого числа каждого месяца по всем местам хранения и использования драгоценных металлов. Периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся внеплановые инвентаризации драгоценных металлов у материально ответственных лиц |
Пункт 64 Инструкции № 72 |
|
4 |
Инвентаризация оборудования и отходов, содержащих поли- хлорированные бифенилы, выполняется ежегодно не позднее 20 декабря |
Пункт 29 Правил обращения с оборудованием и отходами, содержащими полихлорированные бифенилы, утвержденных постановлением Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 24.06.2008 № 62 |
|
5 |
Инвентаризация оборудования и технических устройств, содержащих озоноразрушающие вещества, проводится не реже одного раза в три года не позднее 20 января года, следующего за отчетным |
Пункт 10 Инструкции о порядке инвентаризации оборудования и технических устройств, содержащих озоноразрушающие вещества, утвержденной постановлением Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 08.12.2014 № 42 |
Таблица 4
Обязанность проводить инвентаризацию
|
Пункт 2 ст. 13 Закона № 57-З |
Пункт 4 Инструкции № 180 |
|
При передаче активов государственного унитарного предприятия в аренду, их купле-продаже |
|
|
При реорганизации или ликвидации организации |
При реорганизации или ликвидации организации |
|
Перед составлением годовой отчетности |
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности |
|
При смене материально ответственных лиц |
При смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц |
|
При выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества |
При выявлении фактов хищения и (или) порчи активов |
|
При возникновении чрезвычайных ситуаций |
В случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств |
|
В иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь |
В иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь |
|
По решению руководителя организации |
|
|
По решению контролирующих органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки (ревизии) в порядке, установленном законодательством |
|
|
При коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) |
Распространенной ошибкой является проведение годовой инвентаризации за отчетный год после его окончания, но до составления годовой бухгалтерской отчетности (например, в январе-феврале). Как следует из табл. 3, нормативными правовыми актами установлена нижняя граница срока проведения годовой инвентаризации, а верхняя граница срока проведения годовой инвентаризации законодательством не установлена. В данном случае следует учитывать, что отчетным периодом для годовой отчетности является календарный год — с 1 января по 31 декабря; отчетная дата — последний календарный день отчетного периода, а отчетный период — период, за который составляется отчетность (ст. 1 Закона № 57-З).
Рассмотрение результатов инвентаризации и принятие решения руководителем может быть и после 31 декабря, но не позднее срока составления годовой бухгалтерской отчетности.
Ошибки при формировании состава рабочей комиссии по инвентаризации. От того, насколько правильно произведено комплектование рабочей комиссии по инвентаризации, во многом зависит признание ее результатов обоснованными, а само проведение инвентаризации — законным. Особо подчеркнем, что к количественному составу комиссии в нормативных правовых актах Республики Беларусь нет жестких требований. В некоторые периоды истории бухгалтерского учета предъявлялись требования относительно нечетного состава комиссии. Объяснялось это тем, что по результатам инвентаризации оформляется протокол, в котором фиксируется мнение инвентаризационной комиссии по результатам ее работы. Такое мнение определялось большинством голосов. При четном количественном составе это могло привести к тому, что количество противоположных голосов было равным. Однако позже было принято решение об исключении данной нормы. Мотивировалось такое исключение тем, что если какой-то (какие-то) из членов инвентаризационной комиссии имеет (имеют) мнение, отличное от мнения большинства, то такой факт фиксируется в протоколе заседания комиссии дополнительно. Окончательное решение по результатам инвентаризации в любом случае принимает руководитель организации.
Что же касается компетентности членов инвентаризационной комиссии, то в некоторых случаях только специалист может правильно подтвердить фактическое состояние запасов в незавершенном производстве, техническую пригодность и работоспособность оборудования и др.
Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе (п. 12 Инструкции № 180):
· представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководителя или его заместителя, начальника структурного подразделения — председателя комиссии);
· специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и др.
В состав рабочих и центральных инвентаризационных комиссий должны включаться опытные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.
Пример
Организация — производитель продуктов питания по приказу руководителя проводила инвентаризацию рабочей комиссией, в состав которой были включены: первый заместитель руководителя организации — председатель комиссии; члены комиссии — механик транспортного участка и работник бухгалтерской службы, осуществляющий учет этих товаров в программе 1С: Бухгалтерия.
В данном случае в состав рабочей инвентаризационной комиссии не был включен специалист в области технологии производства этой продукции (например, технолог).
<...>
Поделиться в соцсетях:
